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Combinar Correspondencia Marzo 14, 2008

Combinar correspondencia

¿Cómo podemos combinar Bases de Datos [ Access, Excel, Txt, Doc, ….] con MS Word ?

Desarrollo Combinar Correspondencia Word

sin utilizar el Asistente de Ayuda

Nota: He utilizado para realizar dicho artículo una base de datos de ejemplo que tenemos en nuestro office 2003 además de que tenéis bases de datos gratuitas en la Web de Microsoft << aqui >>

Paso Nº 1 >> Sacamos la barra de herramientas [ Combinar Correspondencia ] que se encuentra en >>

Menú Ver >> Barras de herramientas >> Combinar correspondencia

Menu Ver

Barra Combinar Correspondencia

Paso Nº 2 >> Una vez que tenemos nuestra barra de herramientas a mano, nos dirigimos al bóton que dice >>

Abrir Origen de Datos y Click en dicho botón.

Abrir origen de datos

Nos aparecerá la siguiente ventana de diálogo para Abrir nuestro Archivo origen de datos>>

Buscamos nuestro archivo y click en el botón [ Abrir ] >>

origen de datos

Nos aparecerá la imagen mostrada en el Paso Nº 3

Paso Nº 3 >> Elegir el tipo de Tabla o Consulta que queremos para nuestra Combinación >>

Seleccionar Tabla o Consulta

Una vez hemos elegido nuestra tabla y le hemos dado Click en Aceptar nos aparecerá nuestra barra de herramientas con todos los botones activados >>

Nos vamos ahora al botón [ Insertar Campos ] >>

Insertar Campos

Paso Nº 5 >> El mas importante que es la inserción de los campos que queremos que nos aparezcan en nuestro documento >>

insertar campo

Elegimos los campos click en uno de ellos >> click en insertar y sin cerrar la ventana de diálogo nos vamos añadiendo uno a uno como la siguientes imagen, no os preocupéis si quedan uno seguido del otro luego organizáis vuestro campos al gusto, ya que se pueden cortar y pegar …>>

Campos combinados en word

continuamos insertando nuestros campos

Resto de campos

organizamos nuestros campos al gusto ….

campos combinados word

Una vez organizados vamos a darle a las teclas [ Alt + F9 ] para ver nuestros campos en modo Edición y veremos que nos queda como la siguiente imagen >>

campos en modo edicion

volvemos a darle otra vez a las mismas teclas para poder ver el campo normal y una vez hecho esto, ahora nos vamos a la barra de herramientas de Combinar correspondencia y le damos al botón [ AbC ] >>

Boton AbC

y ahora si que podemos ver nuestros datos combinados con nuestra base de datos de la siguiente manera >>

Campos combinados

Mediante los selectores de registro podemos ir al próximo registro al anterior, al inicio o al fin de nuestra base de datos podéis probarlo.

Selector de registros

Ahora imaginaos que tenemos una base de datos en Office Microsoft Excel:

=

Y en word tenemos la siguiente página distribuida por proveedor de la siguiente manera:

(acordarados de dar al botón << AbC >>)

=

Y queremos crear una hoja por registro de Excel [ en este caso queremos una hoja por proveedor] para ello >>

Hacemos click en el siguiente botón [ Combinar en un documento nuevo ]

Y veremos que nos pregunta lo siguiente:

Aquí podemos elegir si queremos combinar todos los registros si queremos solo el registro actual o… Desde X hasta Y registros….

(Podéis probar para ver los resultados)

También podéis crear un nuevo documento con los registros Ordenados según los campos que queráis o bien solamente los registros que pertenezcan a un proveedor determinado etc… para ello >>

Click en el boton que dice Destinatarios Combinar Correspondencia

Si le damos click en las flechitas negras, podemos Filtrar los datos que queramos combinar en un Nuevo documento o Bien también Imprimirlos

Si le damos click en (Avanzado) veremos que podremos ordenarlos y también filtrarlos >>

Entonces se elige lo que guste o la necesidad requerida y se comprueba como al dar al botón ( Combinar en un nuevo documento) queda nuestro documento por hoja.

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